インタビュー

■長引く社内会議、原因は「上司が仕切るから」？

『トップ5％社員』シリーズの３作目は時間術です。このテーマに設定された理由からお聞かせください。

越川：　このシリーズは、クライアント企業の人事評価トップ５％社員の行動や言動をAIで分析し、その中で出てきた意外なデータをコンテンツとしてまとめているのですが、今回のテーマである「時間術」もその意外なデータの一つでした。

また、もう一つの理由として「時間術」のニーズが大きいということがあります。働き方改革関連法案の影響から世のビジネスパーソンたちが残業削減を強いられている一方で、仕事は減るどころか増えている状況があって、いわゆる「残業沼」から抜け出せずに悩んでいる人がすごく多いんです。

特にこの２年間はクライアント企業からタイムマネジメントやタスク管理の講座やコンサルティングをしてほしいという依頼が多くて、時間術のニーズの高さを感じていました。

この２年間にそういった声が多かったということは、コロナ禍による働き方の変化の影響もあったのでしょうか？

越川：　コロナ禍の影響で言うと、テレワークの普及によって通勤時間などはなくなったものの、自宅で仕事をしているとプライベートの切り分けが難しくなり、気づけばずっと仕事をしていたという声は珍しくありません。また、「残業をするな！でも売り上げは落とすな！」と言われて、隠れ残業をしてしまうケースもあります。

テレワークの普及と残業削減圧力によって、困っている人が多いということなのだと思いますね。

確かにそのお話を聞くと、タイムマネジメントの必要性を強く感じます。

越川：　そうですね。そこで、5%社員の時間に共通していた意外な時間の使い方をクライアント企業の2.2万人に試していただいたところ、「時短効果があった」と回答した人が89％もいて再現性が高いことが判明したんです。ならば、多くの方に実践していただこうということで、急遽このテーマで本を書くことになりました。

５％社員の時間術の意外な特徴とはどのようなものですか？

越川：　人事評価で優秀な評価をもらっている方々ですから、私も最初は業務処理能力が高いことが、残業をせずに成果をあげられる理由なのだろうと思っていました。でも、意外なことに、処理能力がひときわ高いというわけではなかったんです。

決定的に違う部分は「無駄なことをしない」ということです。本書にも書いていますが、彼らは「効率」ではなく「効果」を大事にしています。これは、上司やお客様に求められていることを必ず意識して、それしかやらないというイメージですね。

例えばパワーポイントで資料を作る時に、良かれと思って手の込んだ派手なものを作っちゃったりするじゃないですか。でも、それは単なる自己満足で時間を奪うだけのものと彼らは考えています。

成果を出すことだけを考えて余計なことはしないということですね。

越川：　そういうことですね。また、彼らは集中力が高い傾向にあるのですが、「これは集中力を高めている」というよりは、「集中力を高く保てる時間を増やしている」といったほうがいいでしょう。

人間はそんなに長く集中力を保つことができませんから、45分集中して休憩、45分集中して休憩と、細かく刻みながら集中する時間を増やすようにしています。また、わざとため息をついたり、睡眠時間を長く取ったりするという工夫も取り入れたりしています。

結論をいうと、その人の持つ能力ではなく、仕組み化して高い集中力を発揮していたというのがポイントです。

５％社員の時間術を残りの95％社員が実践する際に、特に成功しやすいテクニックを教えてください。

越川：　再現率が高かったテクニックでいうと、数字で表現できるものですね。例えば先ほどいった45分集中して休憩を入れるというとか、「金曜に大きな仕事を２つ書き出す」といった、時間や数字で表現できる行動は真似しやすいです。

また、社内会議が多すぎると感じたときの「時短３アクション」として「参加者をその気にさせる」「上司に仕切らせない」「議事録は会議中に完成させる」という３つのアクションをまとめたのですが、それも効果が高かったです。他に会議時間を60分から45分に短縮したり、アジェンダを24時間前に共有するということも、時間短縮に成功しやすかったです。

確かに社内会議はズルズルと長引いてしまいがちです。

越川：　管理職の方々には説明しづらいのですが（笑）、特に「上司に仕切らせない」というアクションは予想以上に上手くいきました。上司が仕切ってしまうと、会議時間の７割はその上司が話していたりするんですよね。だから、上司ではない人をファシリテーターとして立てると時短に効果があるし、メンバーのファシリテーション能力も上がるんです。

その意味では本書に書かれている時間術が、時短だけでなくスキルアップにもつながるということですね。

越川：　そうですね。この本のテーマは、今まで良かれと思ってやってきたことを、勇気をもってやめるということだと思います。今の話で言えば、上司は悪気があって独演会をしているのではないけれど、結果的に時間が伸びてしまっている。それを一度立ち止まって振り返ってもらう。

ご自身の業務を一度振り返ってもらって、改善したいものの中に本書のテクニックが活用できるものがあれば、ぜひ実践してもらいたいですね。

■仕事の時短を現実化するための行動で圧倒的に効果があったのは…

本書を読ませていただいて、５％社員は仕事の手離れというか、仕事を抱え込まないように準備をしたり、周囲を巻き込んだりすることがすごく上手いように感じました。これはタスクマネジメントの上手さだと思いますが、どのような部分が95％社員と大きく違うのでしょうか。

越川：　５％社員のタイムマネジメントは仕事を受けたタイミングで始まるんです。仕事を受けたときに「自分で完遂する」という選択肢だけではなく、「これは任せる」「これはやらない」という判断もあるんですよね。そこが決定的に一般社員と違います。

だからおっしゃる通り、他者を巻き込む力は圧倒的に高いですし、仕事の仕方がすごくスマートに見えるんですよ。これを日本語で言うと「ずるい働き方」になるのですが、とにかく成果に向けて最短距離で仕事をするということを大事にしています。

ほとんどの社員は仕事を振られたときに「やらない」という選択肢が浮かばないと思いますが。

越川：　「やらない」というのは、引き受けたものをやらないのではなく、例えば資料の作成を依頼されたときに、不必要に派手にしないとかそういうことなんですよね。そこはやはり先ほどお話したように、「効果」「成果」を第一に考えているというところが大きいんですよね。

タスクマネジメントでいうと、本書の88ページと89ページにあったタスク進行パターンの表はすごく分かりやすかったです。「スロースタート」「慎重」「スタートダッシュ疲れ」型はかなりムラがありますけど、５％社員は無駄がありません。

越川：　これはあるあるですよね。例えば慎重パターンのように、期限は守るけれど慎重に準備をしていった結果、いつも納期近くにバタバタするという人は、そこで力を出し切ってしまって次の仕事にかかる初動が遅れてしまうんです。一方で、５％社員は少し余力を残して仕事を終えるので、次の取り掛かりも早いんですよね。

その「初動が早い」という５％社員の特徴はかなり大きなポイントですよね。

越川：　これはすごく大きなポイントです。今回の調査でどのようにしたら時短ができるかということを分析した結果、そのきっかけとなるものが３つあったんです。

まずはやらなければいけないことを時間内に終わらせる処理スピードですね。これが世に言う「時短術」です。ただ、それは時短のきっかけの３分の１にしか過ぎなくて、残りの３分の２は、「初動を早める」ということと「集中時間を継続する」ということなんです。

その中でも圧倒的に影響があるのが「初動を早める」で、仕事の取り掛かりを早くすることで、かなり時短できるということが分かったんですよね。だから、５％社員の行動を見ていると「やる気が出ないから仕事を後回しにする」ということがほとんどないんです。まずは仕事に手を付ける。そこから集中力のマネジメントをしていくということですね。

「モチベーションが出なくて仕事を後回しにしてしまう」ということは私もよくありますが、それがズルズルと業務時間が伸びる原因だったんですね。

越川：　５％社員を取材していて分かったのですが、モチベーションを高めてから仕事をするのではなく、仕事をはじめたら作業興奮でモチベーションが高まってくるという方が正しいんです。だから、５％社員のお話を聞いていて、「やる気に頼らない」ということはすごく大事だと分かりましたね。

■テレワーク。95％社員はカメラに投資し、５％社員はマイクに投資する

本書の中で５％社員は仕事道具にも投資するということが書かれていますが、具体的にはどんな道具に投資しているのでしょうか。

越川：　５％社員と一般社員を比較して象徴的だったのは２点です。一つめはキーボードで、５％社員は高級なキーボードを使っている傾向が強かったです。作業に必要なキーボードショートカットを使いこなしているのでマウスの操作頻度は少なかったです。ノートパソコンで仕事をしている人も外付けのキーボードを使っている人が多くて、入力を確実に速める効果があるのだろうと思います。

二つめはマイクです。オンライン会議が増えている中で、95％社員はカメラにお金をかけることが多いのですが、５％社員はマイクに投資している傾向がありました。映像がきれいだからといって営業の成約率が上がるわけではありませんし、確実に音を伝えるという相手主体のコミュニケーションを心掛けているのが５％社員の特徴といえます。

確かに音が切れていたり、聞き取りにくかったりすると、コミュニケーションが進まなくなりますよね。

越川：　テレワークだと家族の声や生活音が入ったり、救急車の音が聞こえたりもしますしね。そのたびに打ち合わせが止まったりしてしまうことってあるじゃないですか。それを防ぐことが時短につながるんですよね。

私も５％社員を真似して、単一指向性のコンデンサ付きマイクを使っているのですが、打ち合わせ相手に話を聞くと雑音がほとんど入らないと言われますね。ミーティングをしながらメモを取っていても、キーボードを打つ音がほとんど入りません。そういった意味では、マイクに投資をするということは理に適っていると実感しています。

それにもう一つ、ノートパソコンのスタンドを使っている５％社員が多いです。その理由として一番多かった回答は、Webカメラで目が合いやすいと。確かに普通に使っていると画角的に上から見下ろすような視点になりやすいんですよね。そうなると相手に不快な思いをさせてしまう可能性があるわけです。

本書で書かれている５％社員の時間術を95％社員が実践するときに気を付けるべきことはありますか？

越川：　すぐに劇的な変化するのではなく、小さな行動実験を積み重ねてほしいです。だから、自分の業務を振り返ってできそうなものをまずやってみて、１回失敗したらもうやらないのではなく、もう一度やってみるということが大事だと思います。５％社員はローリスク・ローリターンを確実に積み重ねて成果を出し続けていますから。

継続するためのコツがありましたら教えてください。

越川：　仕事をしていて何か他の事が気になったり、ちょっと手を止めてしまったりしてしまうのはなぜかということを考えたときに、まず原因の一つは疲れ、ストレスですよね。だから、体調を万全に整えるために睡眠をしっかり取ったり、ストレスを分散させるようなリフレッシュがまず必要です。

もう一つの原因、手を止めてしまう理由が不安や悩みです。「こんなことをやっていていいのか」とか「この資料で本当に評価してくれるのか」といった業務の不安だけでなく、「この会社でいいのか」「両親と上手くいかない」といった人生や人間関係の悩みも含めて、そういうものが仕事を邪魔するんですよね。

だから、仕事に取り掛かる前の準備として、不安や悩みを吐き出して、メモを取って可視化したりしながら、仕事と関係ないものは切り離すといった整理をすることが大切です。不安や悩みが整理されている状態だと圧倒的に継続できることが、95％社員に対する行動実験でも明らかになっています。

自分のメンタルを整理するという意味では、マインドフルネスに近いものがありますね。

越川：　そうかもしれません。１回自分の中を空っぽにするという感じです。多くの5%社員は朝に何もしない沈黙の時間をつくり、自律神経を整えていました。
悩みの姿が見えないから不安になるのであって、それをしっかり可視化できるようにすれば整理できますし、他の人に聞いたりして解決することもあります。それは習慣化が可能ですから、ぜひ真似をしてもらいたいですね。

■「残業沼」から抜け出したい人に読んでほしい

今回の「時間術」を通して越川さんはどのような気づきを得られたのでしょうか。

越川：　うちの会社のメンバー全員が週休３日ですし、私自身も20年以上時短仕事術を実践していましたので、時間術にはちょっと自信があったんです。でも、５％社員の分析をしていくうちに、まだまだできることがあるなと思いましたね。

あとがきに「「５％社員」のテクニックは思った以上にシンプルで、「始めること」「続けること」「気づくこと」の３点に集約されました」と書かれていましたが、時短術の内容自体もすごくシンプルだと思います。

越川：　本書に特別なことは全く書かれていないんです。でも、なぜかみんなできていない、やっていないことばかりなんですよね。

「当たり前のことができないのは何故か」ということが本書のテーマだったのですが、そこを大きく分けるのは時短の原理・原則を知っているかどうかなんです。そして、やはりその行動を継続するということがポイントになるのかなと。

だから、本書を読んで、時間術を知って終わりではなくて、行動をしてほしいです。実際にこのトップ５％社員シリーズで「習慣」「リーダー」をテーマに書いてきましたが、「実践した結果、成果が上がりました」「出世しました」という声をいただくことも多いです。それはすごく嬉しいですよね。

この「トップ５％社員」シリーズは本書で３作目となりますが、これまでどんな方に読まれてきたのでしょうか。

越川：　このトップ５％社員シリーズは、もともと30代から40代のビジネスパーソンを想定読者として書いていたのですが、これまでいただいた感想の手紙やフィードバックを読むと、意外にかなり若い方が読んでいるんです。例えば就職活動中の学生が、本を通して会社で働くイメージをしたり、入社して活躍をするために読んだり。

また、都市部の方だけでなく地方の方に読まれています。地方自治体の公務員の方々が感想を寄せてくれました。またエリートの働き方を知りたいというニーズは国外でも高く、複数言語で出版されました。

それに一番嬉しかったのが、医療関係者の読者が多かったことですね。医療現場はマルチタスクで、常に想定外と対峙しなければいけない状況だそうです。人を巻き込むことは当たり前で、ストレスもたまりやすい環境だそうです。そういった方々にこのシリーズを役立ててもらえたのは著者として本当に嬉しかったです。

業種問わず幅広く読まれている点がベストセラーになったポイントですね。今回の「時間術」についてはどのような人に読んでほしいとお考えでしょうか。

越川：　ずばり「残業沼から抜け出したい人」に読んでほしいです。

「残業沼」というのは、今日は残業するけど明日は定時上がりではなく、毎日残業が続いていて、これからもその沼から抜け出す見通しが立っていなくて、気づいたら夜まで仕事しているという状態のことです。

その沼から抜け出したいと思っている人は、実は優秀なんです。優秀だからその人に仕事が集まってしまっているわけで、ぜひこの時間術を実践してみてほしいです。現状を打開できるはずですし、これまで以上に評価されるようになるはずです。

（了）