仕事で「○○を忘れた！」を減らすための予防策

2018年10月24日 20時配信提供: 新刊JP編集部

子どもの頃から「忘れ物癖」が激しい新刊JP編集部オオムラです。こんにちは。

毎回、ローテーションで書いている新刊JP編集部日記。今日が自分の当番であることを完全に忘れておりました。ピンチです。

気づいた、というか編集部メンバーに「今日、オオムラさんの日じゃないの？」と指摘されたのがお昼過ぎ。
しかも、今日は打ち合わせや取材などが重なり、どう考えても日記が書けるのは夕方から……！ピンチです。これでも、毎回、日記は事前にネタを集めてから書いているのですが、その時間もありません。ピンチです。

となれば、奥の手を使うしかありません。
今回は「忘れた」というテーマでお送りします。

そもそも私は、小学校の頃から忘れ物が多く、教科書やら筆記用具やら習字セットやら出さなきゃいけないプリントやらを忘れまくっていました。

そんな私に業を煮やしたのか、担任の先生がつくったのが**「週間忘れ物ランキング」**なるもの。
営業ノルマ達成表のように、忘れ物をした人の名前の上に小さなシールが貼られていき、一目で忘れ物が多い人がわかるシステム。今のご時世だったら、どこかからお叱りが飛んできそうな代物です。

このランキングで、私は毎週ぶっちぎりのトップ。
営業マンだったら褒められるのでしょうが、忘れ物ランキングですから晒し者以外の何物でもありません。

そんな幼少期を過ごし「忘れ物癖」を自覚している私が、常日頃やっている「仕事でなるべく忘れ物をしないようにする習慣」をいくつかご紹介しましょう。説得力がなさそうですが（笑）

■「名刺を忘れた！」の予防法

仕事で忘れてしまいがちなものに「名刺」があります。

定番の言い訳は「申し訳ございません、あいにく、今名刺を切らしておりまして……」というもの。
あまりに定番の言い訳なので、相手も「あ、こいつ名刺忘れたな」と気づいているはずです。
なので、当たり前ですが忘れないようにするのが最善に決まっています。

さて、「名刺を忘れる」というのは、実は「名刺入れを忘れた」ということがほとんどではないでしょうか。

「名刺」は「名刺入れ」に収めて持ち歩くのが一般的ですが、何も名刺入れに収めなければいけないわけではありません。
そこでオススメなのが財布に予備の名刺を入れておくという方法。

可能性で言えば「名刺入れ」と「財布」では、後者の方が忘れる可能性は低いと思いますので、忘れ物癖が激しい人は、ぜひ財布に名刺を忍ばせておいてください。
どちらも忘れたら、定番の言い訳で切り抜けましょう。

■「添付を忘れた！」の予防法

メールをするときにやりがちなのが、添付忘れ。
すぐに気づけば「先ほどのメールで添付を忘れてしまいました」と即座にお詫びもできようものですが、完全に見落としていると先方から指摘されるまでそのまま、という大変失礼な状態になってしまいます。

これを防ぐには「メール作成の手順」を変えるのが効果的。

つまり、本文を書くより先に、送るべきデータを添付してしまうのです。
私自身、このやり方をするようになってから「メールの添付忘れ」はかなり減りました。

同じようなメールの忘れ物に「ccの付け忘れ」もあります。
こちらのパターンが多い人は、一番最初に「cc」を入れて、その後にメインの送り先を入れる。それから本文の順にします。

さすがに本文を書き忘れるということはほとんどないと思いますが、本文を書き忘れた場合は、相手に即お詫びメールを入れましょう。

■「資料を忘れた！」の予防策

取引先に向かう移動中にカバンの中を見て、「資料のファイル」を忘れたことに気づいた。どうしよう……。
恥ずかしながら、私も何度かやったことがあります。

このケースの場合は、予防策というより次善策を持つといいかもしれません。

「紙の資料」のバックアップとして「資料のPDF」を持っておくのです。
最近のコンビニは便利なので、USBにPDFデータを入れておけばプリントすることができます。

持ち歩くような紙の資料を作成したら、その場でPDFデータも作成。即、USB保存、というルーティーンを自分の中でつくっておけば、いざというとき役に立ちます。もちろん、紙とUSBどちらも忘れたら打つ手なしですが、自分の中で「両方持って出る」ということもルーティーン化できていれば、意外にどちらかはちゃんと持っているで、忘れ物をしない対策としてはそれなりに有効です。